О том, как c с помощью одного решения ответить на все потребности HR-подразделения, в ведении которого тысячи сотрудников, рассказал менеджер цифровых HR-сервисов компании Schneider Electric Сергей Лебедев.
«Повышаем эффективность за счет роботизации и автоматизации»
В Schneider Electric не совсем стандартная схема потребления ИТ бизнес-направлениями. HR-служба сама отвечает за свои инновации?
Так было до недавнего времени, и только в России, но сейчас ситуация изменилась. Раньше все, что касалось HR-систем, мы закрывали отдельно от ИТ-департамента, который больше отвечал за инфраструктурные вопросы. Теперь же все по всем новым решениям ИТ-департамент помогает найти подходящее решение с учетом всех новых требований по кибербезопасности, поскольку вопрос защищенности приложений становится все актуальнее и актуальнее. А наиболее важные вопросы, стоящие перед нами, касаются, конечно же, повышения эффективности за счет автоматизации и роботизации.
О каких процессах в первую очередь идет речь?
О процессах, связанных с кадровым администрированием и расчетом заработной платы, управлением отпусками, управлением и расчетом премий сотрудников коммерческих функций. Также мы осваиваем роботизацию процессов — для этого в Варшаве создан Центр компетенции по RPA для HR-процессов в европейских представительствах.
Есть ли тормозящие факторы? В первую очередь, — это законодательные и регуляторные ограничения, вынуждающие работать с большими объемами бумажных документов, хранить их.
Каким был самый большой проект в последнее время?
Из того, что сразу приходит на ум, можно рассказать о проекте, связанном с автоматическим учетом данных в системах по кадровым изменениям, как на локальном уровне, так и на глобальном. Как это должно выглядеть на практике? Инициатор изменений однократно вводит все необходимые данные, после чего они автоматически попадают во все системы. То есть нас интересует минимальное число итераций и нагрузка сотрудника. Сразу оговорюсь, что пока это только концепция, но мы ждем серьезной экономии благодаря ее реализации.
Если говорить об уже реализованных инициативах, то у нас частично запущена система управления отпусками в части планирования отпусков на следующий год. Сотрудники сами вводят данные о планируемом отпуске, далее эта информация поступает на согласование руководителям. Также система оповещает сотрудника о результате согласования. Это существенно снизило нагрузку как на сотрудников, так и на руководящий состав, и, конечно, позволило нам отказаться от бумажных форм.
Schneider Electric — один из мировых лидеров своего сегмента. Компания завоевала десятки престижных международных наград только за последние годы и входит в список самых успешных компаний планеты. Она на первых позициях в рейтингах по эффективности, безопасности, сетевым технологиям и устойчивому развитию. Все это — благодаря сотрудникам, управление которыми стало важным внутренним процессом Schneider Electric. Компания признана самым привлекательным работодателем в сфере оборудования и приборостроения (премия Randstad Award), отмечен высокий уровень вовлеченности персонала. В России компания располагает пятью заводами и двумя центрами инноваций, а первый проект для российской нефтегазовой сферы был реализован еще в 70-х. В отечественные производственные мощности за последние 10 лет Schneider Electric вложила более $1 млрд.
К слову, электронный документооборот — это важная для вас тема? Вы близки к полному отказу от бумаги?
Одна из задач текущего года — как раз продвинуться в этом направлении. Мы хотим перевести в электронный вид кадровые политики, согласия на обработку персональных данных и ряд других кадровых документов. Кроме того, в ряде европейских стран запускается система электронного документооборота и архивации кадровых документов.
Еще одна инициатива — запуск системы HR-запросов, которая позволит бизнесу в электронном виде подавать заявки в HR-департамент, полностью отказавшись от Excel в пользу веб-интерфейса.
«Выбор в пользу Oracle был предрешен»
Давайте поговорим об облаках — это ведь ключевая для Schneider Electric история уже на протяжении шести лет, с момента запуска Oracle HCM Cloud…
На самом деле, больше. Потому что до этого у нас было другое решение Oracle — Peoplesoft, да и вообще — Oracle — наш глобальный партнер, поэтому выбор в пользу этой компании был предрешен.
Если говорить о причинах перехода в облака, в Schneider Electric практикуются достаточно гибкие подходы к бизнес-процессам, подразумевающие периодический пересмотр ценностей. Облака значительно упрощают философию: новые решения стало проще запускать, снизились затраты на размещение и сопровождение продуктов. К тому же, HR-решения работают с достаточно уникальными данными, зачастую конфиденциальными.
Oracle HCM Cloud используется только в России или на глобальном уровне тоже?
Это решение для всех стран присутствия. Переход был поэтапным. В самом начале, в 2013 году, были запущены только модули постановки цели и оценки сотрудников, причем мы обошлись даже без пилотного проекта. Это создало определенные сложности, которые были связаны с тем, что существовавшие системы были сильно завязаны на корневом HR-модуле старой системы. Но мы решили эти затруднения, после чего приступили к реализации дополнительных модулей.
Schneider Electric — мировой лидер в предоставлении цифровых решений в области управления электроэнергией и автоматизации
В 2014-м мы запустили модули по управлению талантами и развитию сотрудников, а годом позже установили новый корневой модуль, отказавшись от интеграций со старой системой. Получается, что полный запуск произошел в именно 2015 году. Тогда же появился и аналитический блок. В 2016 году система приросла модулями по управлению вознаграждением сотрудников, которые были необходимы для проведения ежегодного пересмотра заработных плат и расчета годовых премий для сотрудников компании. И в 2017 году данные процессы были полностью переведены в цифровой формат.
Каким образом были реализованы модули, отвечающие за управление по целям, оценку эффективности и аналитику? Какие осязаемые результаты принес компании их запуск?
К сожалению, у нас нет материалов, которые могут помочь провести фактурное сравнение с процессами, существовавшими до запуска Oracle HCM Cloud. Сейчас в компании работает правило, в соответствии с которым любые процессы, связанные с приобретением новых компаний или юрлиц, даже любая новая страна на карте представительств должны быть в определенный срок подключены к HCM-системе. И эти правила одинаковы для всех — и для рабочих, и для офисных сотрудников — в системе должны быть все.
Поэтому основным итогом внедрения указанных модулей можно назвать унификацию данных и их систематизацию, хранение в одном месте. Любой сотрудник, отвечающий за глобальное направление, может выгрузить отчет и получить актуальную информацию. Процессы теперь выстроены и контролируются достаточно жестко. Раньше они были разрозненными. Если говорить именно о модуле оценки эффективности, то ее ведение управляется на глобальном уровне, чтобы обеспечить 100% прохождение оценки всеми сотрудниками компании в срок.
Как это было устроено раньше? Страновое представительство могло это контролировать на своей стороне, и было достаточно проблематично обеспечивать целостное управление процессом. Сейчас все увязано в единый процесс с привязкой к дате завершения оценки. Далее эти данные используются для расчета премий и пересмотра заработных плат в соответствующих модулях системы. К указанным срокам мы закрываем практически 100% оценок. Раньше цифры были совсем другими. Это сказалось и на процессе пересмотра зарплат: весь цикл пересмотра по сотрудникам всех стран проходит всего за три недели. Раньше у нас месяц уходил только на согласования, ведь все данные собирались в Excel. Единый процесс в системе и экономит время, и упрощает финансовое планирование.
Конечно, выстроенные подобным образом процессы значительно ускоряют принятие решений, позволяют бизнес-лидерам контролировать бюджет. Есть и неочевидные плюсы, например, благодаря внедренным у нас модулям мы повышаем качество данных, им можно доверять.
В 2018 году мы интегрировали с Oracle HCM Cloud отдельный продукт Oracle BI, который собирает и консолидирует данные из различных систем и предоставляет возможность видеть их в самых разнообразных разрезах.
«На качество данных влияют правильно выстроенные процессы»
Насколько легко прошел переход на облачное решение Oracle?
Само решение сложностей не вызвало. Запуск первого модуля в эксплуатацию, который был реализован без пилотного проекта, спровоцировал некоторые проблемы с быстродействием и технические затруднения. Теперь все новые модули сначала пилотируются в отдельных регионах или даже бизнес-юнитах.
И сейчас у нас все хорошо. Качество данных достигает 99%, что стало возможным благодаря регулярным дашбордам, различным отчетам, которые уже настроены и в реальном времени показывают, какие у нас есть проблемы по сотрудникам в системе. Еще раз подчеркну, что в этом высока роль правильно выстроенных процессов в HR-департаменте и при работе с системой.
Oracle HCM Cloud унифицирован по всем странам? Или в каких-то регионах есть особенности?
В большинстве своем унифицирован. Единственное, что у разных стран могут быть свои настроенные поля, связанные со спецификой региона, могут встречаться разные интерфейсы по интеграции с перекачкой данных в локальные системы.
Управление сотрудниками стало важным внутренним процессом Schneider Electric
Что у вас в планах?
Мы исповедуем достаточно гибкие подходы, а развитие компании связано с изменениями бизнес-среды, показателями окупаемости. И любые перемены в ИТ-системах продиктованы не желанием как можно больше всего проинсталлировать, а требованиями бизнеса, стратегическими взглядами компании.
В краткосрочных планах — запуск функционала Self service, благодаря которому руководители и бизнес-партнеры HR-департамента смогут инициировать автоматически применяемые кадровые изменения. Помимо этого, мы тестируем работу с системой через мобильные устройства и пилотируем в ряде стран модуль по управлению отпусками и отсутствиями.
Источник: Cnews
