К концу 2022 года в России завершится разработка государственной информационной системы «Платформа «Центр хранения электронных документов» (Платформа «ЦХЭД»).
С вводом в эксплуатацию системы документы, созданные в электронном виде, будут передаваться на постоянное архивное хранение онлайн, без обязательной печати на бумаге. Оператором платформы «ЦХЭД» является Минцифры России.
Как сейчас
Сегодня все федеральные ведомства должны отправлять документы в Государственный архив России в печатном виде. Речь идет даже об электронных документах, подписанных электронной подписью. Это влечет за собой избыточный расход бумаги и создает нагрузку на ведомства.
Как будет
Платформа «ЦХЭД» отменит обязательную печать электронных документов, направляемых в Государственный архив.
«Архивные документы содержат значимую для государства и общества информацию, которая подлежит хранению. Новая платформа позволит передавать электронные архивные документы на хранение и вести учет этих документов, не прибегая к созданию бумажных версий. Такая мера не только поможет экономить средства на печать, но и оптимизирует процессы делопроизводства и сократит трудозатраты работников архивов. Мы совместно с Росархивом стараемся максимально упростить задачу ведомствам по переходу на электронное хранение. Например, для ведомств, где нет архивного модуля в их системе документооборота, мы разрабатываем облачное приложение. Там можно будет временно хранить и в дальнейшем отправлять документы в «ЦХЭД»», – отметил замглавы Минцифры России Андрей Черненко.
Платформа «ЦХЭД» создается для:
- комплектования;
- учета;
- хранения;
- использования электронных архивных документов.
«ЦХЭД» обеспечит сохранность, целостность и пригодность документов для использования на протяжении всего срока хранения с сохранением юридической значимости.
К платформе в ходе опытной эксплуатации уже подключились 14 ведомств, среди них – Минпромторг, Минпросвещения, Росстандарт, Ростуризм, Минвостокразвития и другие. До конца года количество подключенных органов власти увеличится до 20.
Заказчиком системы является Федеральное архивное агентство, разработкой и развитием платформы «ЦХЭД» занимается подведомственное Минцифры России НИИ «Восход».
«ГИС «Платформа «ЦХЭД»» будет подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому ведомства смогут направлять электронные архивные документы в Государственный архив Российской Федерации на хранение, а также получать подтверждение о размещении документов в нем. Документы, направляемые на хранение, будут иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Автоматизация поиска документов в системе позволит при необходимости быстро найти нужный документ», – прокомментировал директор ФГАУ НИИ «Восход» Максим Рымар.
