Как ТД «Аникс» сэкономил на активах 1 млн рублей
«Мы не зарабатываем деньги холдингу, но мы можем их экономить за счет снижения расходов на обслуживание оборудования», — к такому выводу пришел Алексей Скворцов, директор управляющей компании ТД «Аникс», в результате проекта внедрения Service Desk Итилиум (прототипа системы 1С:ITILIUM) в одной из крупнейших торговых сетей Алтайского края. Рассказываем о главных результатах и открытиях, к которым привел совместный с Деснолом, разработчиком и интегратором ITSM/ESM-решения, проект для эффективного управления сервисом и активами.
Стократное увеличение
— Алексей, в системе Итилиум работают десять подрядных организаций. Как это повлияло на управление процессами?
— С реализацией проекта учета затрат на единицу оборудования мы получили больше данных для анализа проводимых работ по ремонту и обслуживанию техники и принятия эффективных решений. Благодаря данным, которые собираются в системе Итилиум (прототипе 1С:ITILIUM, который с начала 2024 г. развивается совместно с Деснолом и фирмой «1С») мы видим, сколько средств тратим на обслуживание той или иной единицы оборудования, знаем, какая техника ломается чаще всего и «съедает» больше всего средств на эксплуатацию, выявляем закономерности в сбоях моделей оборудования, прогнозируем возможные инциденты и проблемы и на основе полученных цифр и фактов принимаем эффективные решения.
— А как было раньше?
Раньше мы видели только сам факт работ. Например, знали, что в магазин N подрядчики ездили десять раз в год, но что они там ремонтировали, что конкретно сломалось — нам было неизвестно. Теперь мы видим, что они приехали в магазин, и работали с конкретной единицей холодильного оборудования. Например, холодильной горкой, где хранятся сыры и молоко. Знаем, какие работы по ней были проведены, какие детали и материалы израсходованы, сколько стоила эта услуга. Причем учитываться и использоваться могут как материалы подрядчика, так и наши собственные материалы.
Если говорить образно, то мы работали так, словно изучаем микроорганизм через увеличительное стекло: оно увеличивает, но посчитать, сколько ресничек у инфузории туфельки, невозможно. А этот проект как микроскоп со стократным увеличением. Мы видим абсолютно все, что происходит, и можем управлять процессами. Например, при анализе затрат на одну из печей были выявлены повторяющиеся проблемы, указывающие на окончание ресурса этого оборудования. История жизни печи показала, что подобные поломки этого типа оборудования случались и в других магазинах. Стало понятно, что вместо ремонта лучше вывести печь из эксплуатации.
Экономия в 1 млн рублей в год
— А каких эффектов можно достичь в результате проекта?
— Приведу пару примеров. У нас есть печи для изготовления хлеба и булочек. Допустим, за год мы потратили 100 тыс. рублей на эксплуатацию 100 печей. Получается, каждая из них в год должна обходиться в 1 тыс. рублей, но мы видим, что на одну из печей было потрачено более 2 тыс. рублей. Изучаем историю поломок, находим причину и анализируем — разовая ли это ситуация или первый звоночек, который в будущем потребует все больше и больше ресурсов и потянет за собой новые ремонты. Это позволяет устранять корневую причину, сокращать количество инцидентов и прогнозировать сроки эксплуатации того или иного вида оборудования.
Пример в деньгах. Самое хрупкое место у расстоечных шкафов — это стеклянные дверцы, и они часто ломаются: за месяц отдельные магазины умудряются разбить три дверцы. Увидев это в системе, мы приняли решение не заказывать оригинальные дверцы расстоек у поставщика оборудования, а найти изготовителя каленого стекла и проводить сборку самостоятельно. Тем самым мы снизили затраты на ремонт одной дверцы с 32,5 тыс. до 9 тыс. рублей, сэкономив более 1 млн рублей за год. Для понимания: бюджет на обслуживание оборудования в 2023 г. составлял порядка 60 млн рублей. Выявив самые затратные части, узкие места и поработав с ними, мы приходим к решениям, которые в масштабе торговой сети значительно сокращают затраты на обслуживание.
Контролируемый бюджет
— Но ведь в самую затратную часть может попасть критически важное и нередко дорогостоящее оборудование…
— Да, управление затратами на обслуживание оборудования — это не только про экономию. Например, собирая данные о проблемах, возникающих с той или иной моделью техники в разных магазинах, мы можем принимать решение о покупке нового, более дорогостоящего, но «беспроблемного» оборудования. Допустим, насосы фирмы «А» за год ломались десять раз, а насосы фирмы «В» — 33 раза. Посмотрели на условия эксплуатации, отобрали разовые нетиповые случаи и пришли к выводу, что насосы фирмы «В» мы больше не ставим, а переходим на чуть более дорогие, но экономически выгодные модели.
Итилиум не только помогает видеть затраты на оборудование и показывает фактическое состояние активов в магазине в режиме реального времени, но и в будущем позволит мне совместно с экономистами обеспечивать бюджетный контроль. За счет того, что все счета станут проводиться через Итилиум, я буду видеть актуальный остаток своего бюджета по каждому направлению в любой момент времени и смогу управлять им.
Напомним, в 2024 г. ESM-проект в розничной сети «Аникс» был не только номинирован на конкурс лучших проектов корпоративной автоматизации «1С:Проект года 2023», но и стал победителем профессионального конкурса «ITSM-проект года 2024» в номинации «ITSM-уникум». Проект длился шесть лет и коснулся 165 торговых точек «Аникс», 109 магазинов франчайзинговой сети «Корзинка», 5 РЦ, производственных участков, офиса, 12 подразделений торгового двора и десяти подрядных организаций. Совместно с Деснолом, разработчиком и интегратором Service Desk Итилиум, компания выпустила книгу, которая не только зафиксировала исторический результат по итогам интервью с десятком ключевых участников проекта, но и стала HR-инструментом для адаптации новых сотрудников.
Фото:пресс-служба ТД «Аникс»
О решении 1С:ITILIUM
1С:ITILIUM — совместное ITSM/ESM-решение фирмы «1С» и Деснола для автоматизации управления сервисом. Омниканальная система класса Service Desk разработана на платформе «1С:Предприятие» версии 8.3 по методологии ITIL® и позволяет организовать объединенный центр обслуживания. Разработчик продукта Деснол обладает обширными компетенциями в области ITSM/ESM-решений и 25-летним опытом на российском рынке IT. Решение представлено в трех вариантах поставки: «1С:ITILIUM Service Desk», «1С:ITILIUM Управление услугами ПРОФ» и «1С:ITILIUM Управление услугами КОРП» и с начала 2024 г. заменило собой линейки систем Service Desk Итилиум от компании Деснол и 1С:ITIL фирмы «1С» и компании «Рарус».
