Работа любого предприятия неразрывно связана с документальной деятельностью. Каждая хозяйственная операция должна сопровождаться оформлением соответствующего первичного документа, данные из которого попадают во внутреннюю операционную и бухгалтерскую отчётность, сводные и промежуточные регистры учёта. Компания вольна использовать ручную или автоматизированную систему учёта – это право дано на законодательном уровне. Но большинство действующих бизнес субъектов, не задумываясь, выбирает использования автоматизированных систем.
Как показывает практика, электронный документооборот на предприятии нивелирует множество рисков и устраняет массу проблем. В частности, те компании, которые используют автоматизированную систему учёта, реже становятся жертвами строгого законодательства, которое предусматривает большие штрафы за искажение информации, отражаемой в финансовой отчётности. Ведение учётных процедур по старинке, дедовским ручным способом, неразрывно связано с высокими рисками допуска ошибок. Малейшие ошибки, допущенные на стадии документирования, перерастают в существенные искажения данных финансовой, налоговой и статистической отчётности, что карается рублём. Причём, как правило, такие нарушения обнаруживаются не сразу, а только в момент проведения проверки налоговыми органами. В таких случаях штрафные санкции и пеня начисляются с момента предоставления недостоверных отчётных данных и по момент выявления такой ошибки, то есть за все года. Если этот период длительный, то и сумма штрафов будет неутешительно велика.
Автоматизация документооборота предполагает установку специального программного комплекса, который охватывает все направления деятельности компании и позволяет создавать, обрабатывать и передавать документы в электронном виде в самые сжатые сроки. Инсталлировать такой программный комплекс очень просто, а для его наладки достаточно обратиться к профильному специалисту, который качественно выполнит свою работу с учётом особенностей конкретного предприятия. Стандартные программные комплексы не всегда подходят под специфику конкретного бизнес субъекта, поэтому при необходимости их следует подкорректировать. Эту миссию лучше всего возложить на программиста, который уже имеет опыт работы с программами, автоматизирующими документооборот на предприятиях различных отраслей промышленности. Адаптированный под потребности конкретного субъекта программный комплекс максимально хорошо справится с поставленными перед ним задачами и существенно снизит затраты сил, труда и времени на создание документации.