В ходе цифровой трансформации бизнес-процессов ГУП «ТЭК СПб» инициировал проект по переводу кадрового документооборота предприятия в электронный вид.
До недавнего времени именно кадровый документооборот оставался одним из препятствий на пути к максимальному отказу от бумаги в работе организации. Однако осенью 2021 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, позволившие оформлять и подписывать кадровые документы в электронном виде без обязательства хранить их бумажные копии.
Оцифровка кадровых документов производится с помощью комплексного решения, разработанного компанией «Диджитал Дизайн», которая была выбрана по итогам конкурса. Сквозная автоматизация кадровых процессов на базе платформы Docsvision представляет из себя единую систему с удобным интерфейсом, доступную на смартфоне, планшете или компьютере.
Благодаря поэтапному внедрению КЭДО, у сотрудников кадровой службы ТЭКа исчезнет необходимость распечатывать большой объем распорядительных документов, включая приказы о приеме на работу, переводе, об отпусках различных видов, уведомления работников, например, об изменении условий трудового договора и т.д. Переход на кадровый документооборот позволит экономить сотни килограммов бумаги в год. Например, только приказов об отпуске сотрудников в 2021 году было распечатано 28 598, а это свыше 142 килограммов бумаги.
Эффективнее также станут процессы адаптации, оценки персонала и управления его квалификацией. Перевод кадровых процессов в электронный вид значительно сэкономит трудозатраты кадровой службы на работу с документами и позволит обеспечить взаимодействие с сотрудниками, работающими удаленно или в обособленных территориальных подразделениях предприятия, например, на котельных.
«Мы продолжаем работу по оцифровке и автоматизации бизнес-процессов предприятия. В целом переход на электронный документооборот позволит повысить производительность труда сотрудников предприятия, сократить сроки рассмотрения и исполнения документов, сделать удобнее их поиск и быстрее доставку контрагентам. ЭДО повысит оперативность принятия решений в деятельности ТЭКа и прозрачность бизнес-процессов в компании. Результатом этой работы станет более эффективное взаимодействие с потребителями услуг», — отметил генеральный директор ГУП «ТЭК СПб» Иван Болтенков.
