Сотрудники первого и крупнейшего оператора платных автодорог в России ООО «Объединенные Системы Сбора Платы» («ОССП») используют систему электронного документооборота Docsvision для удалённой работы.
Решение о внедрении системы было принято еще в 2018 году для переноса корпоративных данных из файлового хранилища в единое цифровое пространство и автоматизации основных процессов документооборота, и оно стало своевременным в текущей ситуации.
Предложение «Диджитал Дизайн» использовать в качестве решения систему Docsvision оказалось лучшим для подготовленных требований к кодификации документов и логике построения процесса в системе. До внедрения электронного документооборота большая часть работы с документацией осуществлялась в бумажном виде, а в компании с территориально распределенными объектами это может влиять на сроки согласования.
На первом этапе сотрудничества система использовалась как электронное хранилище документов с возможностью отправки сотрудникам заданий по выбранному документу. Далее были настроены регистрационные карточки, структура хранения и маршруты обработки документов, включающие их подготовку, согласование, подписание и сканирование. Сейчас около 2000 сотрудников «ОССП» работают в системе с договорными документами, заявками на командировки, входящими, исходящими и внутренними организационно-распорядительными документами.
Особенностью проекта можно считать сложный процесс кодификации документов, который сотрудникам компании было достаточно затруднительно осуществлять в условиях бумажного делопроизводства. В системе электронного документооборота была применена полная автоматизация присвоения кода документам, что ускорило процесс их регистрации и согласования.
Пользователи могут работать в русской и английской версии системы, а доступ возможен через полнофункциональный веб-клиент с поддержкой адаптивной верстки для удобного использования на мобильных и планшетных устройствах – это необходимо в условиях удаленной работы. Интерфейс системы был доработан с учетом пожеланий пользователей, также для удобства осуществляется автоматическое заполнение документов. В рамках стандартной функциональности администратор системы «ОССП» может настроить интерфейс в соответствии с пожеланиями пользователей.
В результате внедрения электронного документооборота в «ОССП» удалось сократить время и трудозатраты на подготовку, согласование и поиск необходимых данных, предоставить сотрудникам удобный инструмент работы и, как результат, – ускорить процесс работы с документацией. А в условиях вынужденного перехода на дистанционный формат работы автоматизация позволила быстро и эффективно организовать работу сотрудников. В дальнейшем планируется развитие системы путем автоматизации новых бизнес-процессов и интеграции с 1С.
Комментарий Игоря Гракова, руководителя проектов со стороны «Диджитал Дизайн»: «Для нас наиболее интересной задачей было создание специальной утилиты для импорта исторических данных по документам в СЭД. Ранее из-за отсутствия системы заказчик использовал сложную систему кодификации файлов (в названии каждого документа зашифрованы 8 атрибутов). Сейчас мы автоматизировали этот процесс при помощи утилиты, которая по этому коду создает соответствующую карточку, заполняет большинство атрибутов и прикладывает файлы».
Александр Дмитриев, начальника IT-отдела ООО «Объединенные Системы Сбора Платы», говорит:
«Благодаря внедрению системы электронного документооборота мы не только сократили количество бумажных носителей, но и получили возможность отслеживать этапы согласования документов, что привело к ускорению многих бизнес-процессов внутри компании. У сотрудников нашей компании появился простой для понимания и прозрачный инструмент работы, ставший особенно незаменимым в условиях дистанционного формата взаимодействия».
