Решения по автоматизации документооборота компании «Диджитал Дизайн» вносят вклад в развитие российского футбола
Компания «Диджитал Дизайн» внедрила систему документационного управления «Приоритет» (СДУ «Приоритет») для ФК «Локомотив» – трехкратного чемпиона России по футболу. Ежедневно система обеспечивает стабильную работу до 300 пользователей.
СДУ «Приоритет» включена в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных, что явилось одним из ключевых факторов выбора.
Более 30 тысяч документов были сохранены и перенесены в СДУ «Приоритет» из предыдущей системы.
Внедрение СДУ «Приоритет» автоматизировало документооборот ФК «Локомотив» на уровне от исполнителей до руководителей всех направлений: тренерского штаба и медицинского персонала, юридической, финансовой, инженерной служб, подразделений, отвечающих за закупки и безопасность. Ежедневно система обеспечивает стабильную работу до 300 пользователей, включая 150 одновременно подключающихся сотрудников и 30 пользователей автоматизированных рабочих мест руководителей для планшетных устройств.
Важным условием при реализации проекта была необходимость сохранения и миграции данных из предыдущей системы. В общей сложности было перенесено около 6 тысяч входящих, 5 тысяч исходящих и более 20 тысяч внутренних документов.
Руководитель подразделения «Документооборот» ФК «Локомотив» Арина Ильина отметила: «В ФК «Локомотив» мы стремимся к высшим спортивным результатам, которые могут быть достигнуты только при слаженной работе всех подразделений. Каждый день мы работаем с более чем 70 документами и 400 поручениями. Мы рады, что СДУ «Приоритет» вывела наш документооборот на качественно новый уровень в едином электронном пространстве и позволила сохранить весь накопленный ранее объем документов».
Внедрение СДУ «Приоритет» позволило ФК «Локомотив» успешно достичь поставленных целей.
- Реализованы различные рабочие места в зависимости от функционала сотрудников: веб-приложение, десктоп-клиент и мобильные рабочие места для планшетных устройств.
- Внедрены решения по работе с внутренними, внешними и исходящими документами, включая их регистрацию, согласование, контроль исполнения и иные действия, обеспечивающие взаимодействие между различными подразделениями.
- Созданы маршруты документов и поручений, позволяющие в каждой точке обозначить статус документа.
- Реализована возможность фильтрации и поиска регистрационных карточек и карточек заданий по параметрам.
- Внедрено сканирование документов с автоматическим прикреплением к регистрационной карточке.
- Предусмотрено использование электронной подписи (ЭП) и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в соответствии с федеральными требованиями.
- Пользователи получают уведомления о новых задачах, приближении срока исполнения, визировании документа и иных событиях.
- Реализована возможность делегирования полномочий.
- Система обеспечивает ежедневное круглосуточное функционирование с возможностью регулярного резервного копирования.
- Предусмотрена интеграция с внешними системами.
- Обеспечена возможность масштабирования при увеличении количества пользователей, процессов, объема накопленных файлов и иных изменениях.
«В ходе внедрения СДУ «Приоритет» в ФК «Локомотив» мы детально проработали с подразделениями клуба более 30 бизнес-процессов. Благодаря гибкости нашей системы в 100% случаев были реализованы решения, полностью соответствовавшие ожиданиям руководства клуба», — прокомментировал руководитель проекта ЗАО «Диджитал Дизайн» Никита Афонин.
