В 2016 году в Администрации Городского округа Верхняя Пышма внедрена система электронного документооборота на базе российской платформы Docsvision. К СЭД подключены более 150 сотрудников администрации, её учреждений и удаленных подразделений. Система позволила полностью упорядочить и автоматизировать управление документами, реализовать необходимую удобную функциональность и повысить исполнительскую дисциплину.
Верхняя Пышма —город-спутник, расположенный в 1 км к северу от Екатеринбурга. Всего в состав городского округа Верхняя Пышма входят 25 населенных пунктов.
До внедрения СЭД организация делопроизводства осуществлялась традиционным методом — ведением журналов, обеспечивающих бумажный документооборот. Это имело ряд побочных эффектов в виде отсутствия должного контроля за содержанием исходящих документов, двойной регистрации документов в подразделениях, слабого контроля исполнения. Необходим был инструмент оценки исполнительской дисциплины. Решение о переходе на электронный документооборот было принято в конце 2015 года. Из рассматриваемых вариантов была выбрана платформа Docsvision и решение «Административное делопроизводство» на её базе – разработка компании-интегратора «О3», обладающая, в отличие от конкурирующих систем, наиболее полной готовой функциональностью.
Внедрение проходило в несколько этапов под руководством отдела по организационной работе и контролю Администрации. Структурно автоматизация работы с документами была реализована сначала в Администрации, Думе и основных подразделениях, а затем произведено масштабирование системы на все подразделения, включая подведомственные учреждения. На этом этапе была также настроена подсистема «Услуги», обеспечивающая реализацию Федерального закона 210-ФЗ «О предоставлении государственных и муниципальных услуг».
За год через систему прошло более 31 000 документов, проведено 10 000 согласований, выполнено 54 000 поручений. Результатом проекта стало полное решение всех делопроизводственных задач, налаживание контроля за соблюдением стандартов на документы, обеспечение правильного разграничения функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, новые инструменты получения необходимой статистики по документам.
Галина Самитова, начальник отдела по организационной работе и контролю администрации городского округа Верхняя Пышма, говорит: «Система документооборота – это инструмент для достижения цели по созданию единого механизма, каждый элемент которого работает правильно и быстро. После внедрения СЭД нами полностью реализована функция управления документами, а не наоборот: внедрение системы стало стимулом для повышения корпоративной культуры сотрудников, наши «горизонты» расширились, и впереди — новые управленческие задачи, которые можно решить, только используя СЭД».
Марк Марков, заместитель директора компании «О3», отметил: «Этот проект автоматизации документооборота отличался особенной заинтересованностью заказчика в успешном результате. Его специалисты в ходе внедрения корректировали схему работы с документами, были выпущены организационно-распорядительные документы, формализующие принципы взаимодействия участников процесса. Благодаря нашей совместной слаженной работе все подразделения начали работать с системой уже через несколько месяцев, а благодаря заинтересованности главы Администрации городского округа Верхняя Пышма еще через несколько месяцев удалось значительно повысить исполнительскую дисциплину сотрудников».
